ESOCONNECT OFFICE
De ERP- en CRM-softwarestandaard voor de BHV- en persoonlijke veiligheidsbranche
De ERP- en CRM-softwarestandaard voor de BHV- en persoonlijke veiligheidsbranche
Dan is Esoconnect Office de juiste oplossing voor u. Esoconnect Office dwingt uw medewerkers om efficiënt en op een gestructureerde manier te werken. Via duidelijke overzichten heeft u altijd inzage in uw orderportefeuille en dus altijd grip op uw eigen bedrijfsvoering.
Reduceer uw administratieve werkzaamheden met meer dan 60% door gebruik te maken van onze efficiënte offerte- en orderadministratie software.
Esoconnect Office is een online orderadministratiesysteem volledig en exclusief ontwikkeld voor de BHV- en persoonlijke veiligheidsbranche. Esoconnect Office wordt gebruikt door zowel distributeurs als leveranciers en zelfs door fabrikanten uit de branche. Het unieke orderplanningssysteem maakt het eenvoudig en overzichtelijk om controle te blijven houden over bijvoorbeeld offertes, orders, bestellingen, facturen, afspraken en betalingsherinneringen. Binnen Esoconnect heeft u de beschikking over duizenden veiligheidsartikelen van vele toonaangevende leveranciers zoals: goedgekeurde verbandmiddelen, verbandkoffers, EHBO koffers, complete BHV uitrustingen zoals BHV koffers, vesten en kasten, veiligheidspictogrammen, sportverzorgingsproducten, brandblussers, en oogspoelingsproducten, blusdekens, AED’s, etc.
Esoconnect Office Dashboard; Vanuit de visuele weergave van de orderflow kunt u snel naar het gewenste onderdeel navigeren.
Formulieren in eigen huisstijl; Met de ingebouwde layout editor kunnen formulieren zoals offertes, bestellingen, facturen, pakbonnen, etc. exact volgens uw eigen bedrijfs-huisstijl worden aangemaakt.
Gesponsorde producten; wanneer een leverancier één of meerdere van zijn producten in de kijker zet dan zult u die producten hier aantreffen.
Query functie; Met de query functie kunt u zelf uw eigen lijsten met gegevens samenstellen, opslaan en op een later tijdstip weer bekijken.
Het centrale dashboard geeft met behulp van kleurtjes een duidelijk overzicht van de status van elke order. U ziet direct welke klant gebeld moet worden, welke producten vandaag nog besteld moeten worden, en welke klant hoog nodig gefactureerd moet worden. Het dashboard zorgt ervoor dat u niets meer kunt vergeten en dat fouten tot het verleden behoren.
U kunt Esoconnect Office koppelen met uw webshop, of u nu een eigen webshop heeft of een Esoconnect Magento webshop. Esoconnect Office bevat vele verschillende webservices die u vanuit externe applicaties, dus ook vanuit webshops, kunt aanroepen. Denk daarbij aan het automatisch doorzetten van orders die u via uw webshop heeft binnen gekregen. Vanuit Esoconnect Office kunt u deze orders vervolgens begeleiden door vanuit hier de bestellingen bij uw leveranciers te plaatsen en zo het logistieke proces te beheren. Ook kunt u vanuit Esoconnect Office producten naar uw webshop pushen. Zowel Esoconnect Office als de Esoconnect Magento webshops hebben koppelingen naar het Esoconnect-netwerk, het nieuwe producten content systeem van Promidata. Het Esoconnect-netwerk bevat inmiddels meer dan 50.000 producten sku’s. Deze sku’s bevatten zelfs de staffelprijzen van de door de leverancier aangeleverde producten, het calculeren van een grote order is dus snel geregeld.
Bestellingen vanuit uw webshop rechtstreeks naar uw Esoconnect Office omgeving
Producten vanuit Esoconnect Office rechtstreeks publiceren naar uw webshop
Basis gegevens; Hier vindt u de klanten kaart, de leverancierskaart, de producten database, etc.
Offerte; Hier maakt u uw offertes. Het proces is eenvoudig en snel; u kiest een klant, u kiest een product en vervolgens verstuurt u een offerte in uw huisstijl.
Order; Hier maakt u de order aan of u gaat hier verder wanneer u bij punt 2 een offerte heeft omgezet in een order.
Bestelling; Hier regelt u de bestellingen naar uw leveranciers.
Leveringen; Hier regelt u de leveringen naar uw klanten, u maakt hier de pakbonnen aan en u regelt hier het transport.
Factuur; In dit overzicht regelt u alles wat met facturen te maken heeft, zoals het genereren van facturen tot en met de herinneringen aan toe.
Magazijn; Met de magazijnmodule kunt u meerdere magazijnlocaties in binnen en buitenland beheren. Voorraadmutaties kunnen worden doorgezet naar de webshops.
Via het Esoconnect Office-dashboard vindt u snel de juiste invoer in het verkoopproces van uw bedrijf. Snel een aanbieding doen voor een klant? Klik op het juiste pictogram in het dashboard en je begint door het selecteren van een klant of maak en voeg vervolgens een of meer producten aan te bieden voor deze klant.
Wilt u een lijst met aanbiedingen die een week lang uitstekend zijn geweest? Zelfs voor dergelijke dingen, klik op hetzelfde pictogram en u krijgt meteen de juiste informatie.
Via het Esoconnect Office dashboard vindt u snel uw weg naar het juist onderdeel in het verkoop proces van uw bedrijf. Snel even een offerte voor een klant maken? U klikt op het betreffende icoon vanuit het dashboard en u kunt beginnen met het selecteren cq aanmaken van een klant om vervolgens één of meerdere producten aan de offerte voor deze klant toe te voegen.
U wilt een lijst hebben met offertes die al één week uitstaan? Ook voor dit soort zaken klikt u op hetzelfde icoon en u krijgt direct de juiste informatie.
Elke order heeft een status
Het orderoverzicht geeft met behulp van kleurtjes de status van elke order duidelijk weer. U ziet direct welke klant gebeld moet worden, welke producten vandaag besteld moeten worden, en welke klant gefactureerd moet worden. Het dashboard zorgt ervoor dat u niets meer kunt vergeten en dat fouten tot het verleden behoren.
U kunt elke kolom naar een andere locatie slepen
Door te typen kunt u snel een lijst filteren met alleen die items erin die voldoen aan uw zoekcriteria
Via de navigatiebalk kunt u direct alle andere functies vinden die te maken hebben met (in dit geval) orders.
Snel filteren via tekst in de kolommen
Uitgebreid filteren op elk denkbaar veld met elke denkbare criteria
Een slimme, ingebouwde query-functie maakt het mogelijk om snel elke denkbare lijst met gegevens uit Esoconnect Office te halen voor managementdoeleinden. De meertaligheid in Promotional Office zorgt ervoor dat buitenlandse klanten de offertes in hun taal kunnen lezen en dat leveranciers bestellingen in hun taal ontvangen.
Via de visuele orderplanning wordt uw gehele orderproces duidelijk weergegeven. Alle orders in combinatie met de bijbehorende taken staan in één overzichtelijk overzicht. Denk hierbij aan taken als “Verwachte levering” of “Goedkeuring klant”. Door middel van kleurcombinaties ziet u snel bij welke order de verwachte planning niet gehaald gaat worden. Ook ziet u de status van de betreffende orders en kunt u hierop uw planning bijsturen.
Esoconnect Office communiceert via webservices en staat daarom open voor toegang, bijvoorbeeld webshops of andere externe services.
Esoconnect Office is te koppelen aan de bekende boekhoudpakketten, zoals Reeleezee, Exact, Davilex, etc. Maar de mooiste koppeling is momenteel de koppeling met Twinfield. Deze koppeling is een zogenaamde 2-wegskoppeling. 1) Het doorboeken van facturen vanuit Esoconnect Office naar Twinfield en 2) de inkoopfacturen van Twinfield terug naar Esoconnect Office tbv voor- en nacalculatie. Esoconnect Office communiceert via webservices en is daarom open om te kunnen koppelen aan bijvoorbeeld webshops of andere externe services.
U kunt elk element op uw formulier slepen en direct aanpassen.
U kunt elementen groeperen zodat ze gemakkelijker te slepen zijn
Hier vindt u een uitgebreide gereedschapskist met vele formulierfucties
Hier vindt u alle velden die u binnen Esoconnect Office kunt gebruiken
Met de interne formulierdesigner kan elk formulier (zoals een factuur of offerte) exact worden aangepast aan uw huisstijl.
Binnen Esoconnect Office zijn er verschillende formuliertypen, onder andere: – Offerte – Orderbevestiging – Bestelling – Pakbon – Factuur – Herinnering/aanmaning
U kunt met de ingebouwde formulierdesigner werkelijk elk formulier op maat maken, precies zoals u dat wilt.
Hier kunt u bepalen van welke collega u de agenda punten wilt zien in dit overzicht
Elke kleur heeft betrekking op een type agenda punt; oranje heeft bijvoorbeeld alleen betrekking op offertes en blauw heeft alleen betrekking op orders.
Omdat het mogelijk is taken en/of acties gerelateerd aan een klant, offerte of order te koppelen aan een medewerker, heeft iedere medewerker – naast een actielijst op het dashboard – ook de mogelijkheid om een volledige agenda te bekijken. Mocht een medewerker bijvoorbeeld ziek of op vakantie zijn, dan kan iedereen in zijn of haar agenda bekijken en eventuele taken overnemen. De agenda geeft de taken en acties in verschillende kleuren weer. De kleuren worden gebruikt om onderscheid te maken tussen offertes, verkooporders, inkooporders, acties van klanten, enzovoort.
Voorraadhoudende bedrijven, meestal leveranciers, kunnen gebruikmaken van de uitgebreide magazijnfunctionaliteiten met een ongelimiteerd aantal voorraadlocaties en het aanmaken en beheren van een onbeperkt aantal rekken en schappen. Fabrikanten kunnen gebruikmaken van onze productiefaciliteiten door samengestelde producten te produceren en/of de artikelconfigurator te implementeren voor het samenstellen van bijvoorbeeld veiligheidpakketten, EHBO-pakketten, etc.
Voorraadlocatie
Stelling/rek
Bestelnummer
Specifieke functies behorende bij het magazijnbeheer
De productieplanning kan u geheel naar eigen inzicht samenstellen en gebruiken. In deze planning treft u een dertigtal standaardkolommen aan, samen met de optie om vijftig eigen, gedefinieerde kolommen toe te voegen. U kunt dit overzicht dus geheel naar eigen inzicht samenstellen. De door uzelf te definiëren kolommen zorgen ervoor dat dit overzicht volledig aangepast kan worden aan uw eigen bedrijfsprocessen, zodat u op artikelregel-niveau de gewenste acties kunt registreren en opvolgen.
Besteld?
Leverbaar?
Geleverd?
Gefactureerd?
Zelf te definiëren kolommen
U krijgt bij uw Esoconnect Office abonnement ook de beschikking over een Esoconnect Netwerk account. Vanuit het Esoconnect Netwerk kunt u zelf bepalen van welke leveranciers u de veiligheidsartikelen in uw Esoconnect Office database wilt hebben. U kunt zelfs bepalen welke productgroepen u van die leverancier wilt uit- of aanzetten. Per leverancier kunt u zien of de productprijzen inkoopprijzen dan wel verkoopprijzen zijn. Afhankelijk daarvan kunt u die prijzen verhogen met een marge of verlagen met een kortingsfactor. Het is mogelijk om uw eigen producten toe te voegen aan dit systeem, u wordt dan in feite zelf een exclusief leverancier voor alleen uw product informatie. Deze product informatie zal uiteraard nooit geshared worden met andere gebruikers binnen het Esoconnect Netwerk. Als alle prijsfactoren van de door u gekozen leveranciers zijn ingesteld, dan heeft u deze automatisch ook goed staan binnen uw Esoconnect Office omgeving. Vanaf dat moment blijft uw Esoconnect Office product assortiment altijd actueel omdat de nieuwste product updates van de aangesloten leveranciers automatisch zullen worden doorgevoerd.
Esoconnect Netwerk Dashboard
Toegang tot de Esoconnect database
Per leverancier de prijs marges cq kortingen instellen
Diverse profielen instellen voor webshops, voor Esoconnect Office maar ook voor XML data feeds
“Aus der Branche für die Branche”. Wir nutzen PO jetzt schon seit 2011 und sind mit der einfachen Bedienfähigkeit ziemlich happy. Auch neue Mitarbeiter finden sich immer sehr schnell zurecht. Besonders toll finde ich, dass viele unserer Händlerkunden dieselbe Software nutzen, das vereinfacht Vieles!
Dank Promotional Office können wir viel flexibler auf die Wünsche unserer Kunden eingehen und die Auftragsabwicklung und dementsprechend die Reaktionszeit ist verkürzt.
Der Wechsel zu Promotional Office hat uns ein gutes Stück vorangebracht! Seit 4 Jahren arbeiten unsere Mitarbeiter täglich begeistert und routiniert mit Promotional Office. Wir, als Geschäftsführung, profitieren von detaillierten Übersichten und Statistiken. Und das Beste ist: alle unsere Fullservice-Shops, sowie unser eigener Lachmund Werbeartikelshop, sind an die Software angebunden. So können Bestellungen schnell und effizient abgewickelt werden.
Nach der Einführung des Promotional Office wurden unsere Abläufe deutlich verschlankt und dadurch effizienter.
Die Mitarbeiter von Promidata haben uns bei der Umstellung unkompliziert und freundlich unterstützt. Sogar firmenbezogene Detail-Lösungen wurden perfekt umgesetzt.
Die Software von Promidata verfügt über nützliche Tools, so dass wir unseren Fokus auf andere Dinge legen können.
Promidata bietet eine ideale Lösung für Werbeartikelfirmen, die sowohl die Auftragsabwicklung als auch die Administration perfekt, schnell und kostengünstig gestalten möchten.